Archiwizacja nie oznacza po prostu zwykłego uporządkowania akt. To znacznie bardziej skomplikowane zadanie. Nie obejdzie się więc bez znajomości zasad, panujących w archiwistyce. Ogromne znacznie ma także to, jakie obowiązki na tym polu nakłada na nas prawo.
Usługi archiwizacyjne a przestrzeganie przepisów
Archiwizacja dokumentów pracowniczych, księgowych i innych akt powinna przebiegać zgodnie z obowiązującym prawem. Niewiedza w żaden sposób nie usprawiedliwia przedsiębiorcy. Ustawa określa m.in. to, że
- dokumentacja powinna być przechowywana w postaci oryginalnej
To szczególnie ważne dla dokumentacji księgowej, takiej jak księgi rachunkowe czy sprawozdania finansowe.
- należy stosować odpowiednie zasady
Przykładowo archiwizacja dokumentów księgowych musi wiązać się z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe.
- trzeba we właściwy sposób opisać dokumenty
Prawidłowa archiwizacja i przechowywanie danych nie ma nic wspólnego z przypadkowymi oznaczeniami. Akta muszą być nie tylko właściwie ułożone, ale też odpowiednio ponumerowane. Specjaliści, oferujący archiwizowanie dokumentów w firmie nadają więc aktom symbole i oznaczenia zgodne z uniwersalnymi zasadami, stosowanymi w archiwistyce.
Co daje prawidłowa archiwizacja i przechowywanie dokumentów?
Uporządkowane archiwum to przyjemniejsza praca i sprawniejsze wyszukiwanie akt. A jaki związek usługi archiwizacyjne mają z przestrzeganiem prawa? Po pierwsze współpraca z takimi specjalistami jak ProArchiv daje nam pewność, że przestrzegane są wszystkie najważniejsze zasady porządkowania akt, określane przez prawo.
Po drugie, bez trudu możemy przestrzegać terminów przechowywania dokumentacji. Nie da się dopełnić tego obowiązku, jeśli akta nie są odpowiednio posegregowane. Sprawy nie ułatwia fakt, że różnych typów akt, dotyczą różne terminy. Wybór firmy, która jest godna zaufania i oferuje kompleksowe usługi w tym zakresie, znacznie przyspieszy cały ten proces i pozwoli nam skupić się na innych kwestiach.
