Archiwizacja dokumentów jest niezbędna i wymagana przez przepisy prawa. Każdego roku firmy tworzą mnóstwo różnego typu dokumentacji, której przechowywanie w formie fizycznej jest wymagane przez przeróżne ustawy. Należy pamiętać o ich prawidłowym przechowywaniu. Które z dokumentów należy archiwizować? Co oznaczają kategorie dokumentów A i B?
Kategorie akt a archiwizacja dokumentów
Przed archiwizacją akt należy poznać wymogi, które dotyczą tego procesu. Zacząć należy od poznania kategorii dokumentów, ponieważ to od nich zależy, czy i jak długo dokumenty muszą być przechowywane. Dokumentację dzielimy na:
- archiwalną (oznaczaną kategorią A),
- niearchiwalną (oznaczaną kategorią B).
Archiwizacja dokumentów kategorii A
Dokumenty oznaczone kategorią A podlegają archiwizacji wieczystej, co oznacza, że muszą być przechowywane bezterminowo. Nie można się ich w żaden sposób pozbyć. Do tej kategorii należą m.in.:
- dokumenty sądowe,
- dokumenty notarialne (np. potwierdzające czyjąś własność),
- istotna dokumentacja techniczna.
Archiwizacja dokumentów tego typu jest ściśle określona przepisami. Dokumenty kategorii A mają wartość archiwalną już w momencie ich powstania. Ustawa, która mówi o sposobach archiwizowania tych dokumentów określa, że powinny być one przechowywane przez 25 lat w danej firmie. W późniejszych latach będą one przechowywane w Państwowym Archiwum Akt Nowych.
Archiwizacja dokumentów kategorii B
Dokumenty kategorii B także należy archiwizować. Jednakże termin owej archiwizacji jest ściśle ustalony dla każdego rodzaju dokumentu. Najczęściej dokumenty księgowe przechowuje się przez 5 lat, ale należy zapoznać się z przepisami dotyczącymi określonych akt, ponieważ termin przechowywania może być różny w zależności od dokumentu. W przypadku dokumentów płacowo-kadrowych jest to chociażby 50 lat. Dokumenty kategorii B to m.in.:
- dokumentacja księgowa,
- dokumentacja ZUS,
- wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników.
Warto wiedzieć także, że dokumenty należące do kategorii B mogą być przekształcone w kategorię A. W tym przypadku ich przechowywanie będzie bezterminowe.
Usługi archiwizacyjne
Przechowywanie dokumentów musi być przeprowadzone w sposób bezpieczny i poufny, ponieważ akta zawierają wrażliwe dane przeróżnych podmiotów gospodarczych oraz osób fizycznych. Bezpieczne archiwizowanie dokumentów zapewniają specjalistyczne firmy zewnętrzne, które się tym zajmują. Zapewniają one pełną poufność, bezpieczeństwo dokumentacji oraz odpowiednie przechowywanie dokumentów przez czas określony przepisami prawa oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem.
Źródło: Destroy&Recycling
