Archiwizacja dokumentów firmowych – jak powinna wyglądać w dobie RODO

Przechowywanie dokumentacji to jeden z obowiązków, który spoczywa na każdym przedsiębiorstwie. Aby takie zbiory były funkcjonalne i dało się nad nimi zapanować, konieczne jest przeprowadzenie archiwizacji.

Archiwizowanie dokumentów a przechowywanie

Czasem można spotkać się z błędnym zrównywaniem tych dwóch pojęć. Z przechowywaniem mamy do czynienia, kiedy firma po prostu gromadzi akta. Dopiero archiwizacja pozwala z nich sprawnie korzystać. Umożliwia ona:

1. Przestrzeganie okresów przechowywania

Dzięki właściwej archiwizacji dokumentów księgowych, pracowniczych i innych akt jesteśmy w stanie łatwo określić, przez jaki czas powinniśmy jeszcze przechowywać dokumentację. Jeśli zutylizujemy ją zbyt szybko, lub pozostanie w naszej firmie zbyt długo, mogą czekać nas problemy prawne.

2. Zwiększenie bezpieczeństwa

Przechowywanie akt w świetle RODO uznawane jest za przetwarzanie danych osobowych. Chaotycznie ułożone dokumenty sprzyjają zagubieniom i innym pomyłkom, które mogą zagrażać tajności danych. Jeśli więc chcemy zabezpieczyć informacje, powinniśmy zatroszczyć się o prawidłowe archiwizowanie dokumentów w firmie.

Jak o archiwizację dokumentów dbają specjaliści?

Takie firmy jak Proarchiv korzystają ze standardowych sposobów i zasad archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie, które stosuje się powszechnie. To swoisty uniwersalny język, który będzie mogła zrozumieć każda nowa osoba w firmie. W praktyce takie działania polegają na odpowiednim posegregowani akt, oznaczeniu ich właściwymi symbolami oraz na opisaniu dokumentów.

Archiwizacja dokumentów to złożony i czasochłonny proces. Jeśli wykonany jest nieprecyzyjnie i w pośpiechu, pracownikom może być później trudno zapanować nad zbiorami i odnaleźć interesujące ich akta. Z tego powodu zdecydowanie warto jest powierzyć to zadanie usługodawcom, którzy mają na tym polu doświadczenie. Za bonus można uznać fakt, że takie podmioty, oprócz archiwizacji dokumentów, proponują również inne usługi, m.in. przechowywanie i niszczenie.

Źródło: https://proarchiv.pl/